CLAVES PARA MONTAR UN COMITÉ DE DIRECCIÓN
Uno de los problemas con que me suelo encontrar en las empresas familiares, suele ser la ausencia de órganos de dirección que definan y hagan seguimiento de los objetivos operativos y estratégicos. Normalmente, esta situación se produce porque toda la organización está atrapada en el día a día y porque los directivos-miembros de la familia son incapaces de separar su papel como accionistas y su función como empleados.
En estos casos, las decisiones tomadas el domingo en la comida familiar suponen un alto coste de oportunidad y los riesgos a medio y largo plazo pueden ser enormes.
Para solucionarlo es necesario, como mínimo, definir y poner en funcionamiento el comité de dirección y el consejo de familia. En el primero se hayan representadas las principales funciones de la empresa y del segundo forman parte los accionistas o representantes de la familia.
En el comité de dirección se analizan las situaciones del día a día y se buscan soluciones conjuntas entre sus miembros. El Consejo de Familia se reúne una vez al mes para discutir las inversiones, la estrategia de la empresa y para hacer seguimiento de los objetivos de la compañía. La experiencia nos ha demostrado que es la puesta en funcionamiento de ambos órganos de dirección el camino que mejor nos orienta para delimitar los asuntos que se tratan en uno y otro.
El buen funcionamiento de un comité de dirección exige un ritmo, una coordinación y una empatía con el consejo de familia que difícilmente pueden plasmarse en un texto escrito. En este punto, me referiré a algunos aspectos que considero fundamentales:
- Cultivar las relaciones: corresponde al director general el papel de establecer un adecuado clima de transparencia sobre objetivos, planteamientos y puntos de vista entre el consejo de familia y el comité de dirección.
- El papel de los directivos-familiares. Es muy importante que éstos actúen de manera responsable, anteponiendo los intereses de la empresa a ellos mismos.
Para que un comité de dirección funcione de manera eficaz es importante cumplir las siguientes premisas:
- Composición: deben de estar representadas las funciones clave de nuestro organigrama.
- Objetivos del comité: es importante definirlos de manera clara y concisa.
- Frecuencia: podemos optar por una frecuencia semanal o mensual.
- Información de entrada: cuenta de resultados, panel de indicadores de gestión e información preparada ad hoc para algún punto del orden del día.
- Información de salida: acta de reunión sencilla, en la que detallemos acciones a realizar, responsables y plazos.
- Orden del día: descripción de puntos a tratar en la reunión. Podemos añadir el nombre de la persona que expondrá cada punto.
- Moderación del debate: la eficacia de un comité de dirección es directamente proporcional a la capacidad del director general de moderar el debate, activando la participación de todos sus miembros y relegando para otros foros los debates carentes de interés para la mayoría de sus integrantes.
Por último, la labor de seguimiento de las tareas acordadas es un asunto capital. Corresponde al director general la responsabilidad de que las acciones acordadas sean realizadas en plazo por los diferentes responsables de su ejecución. Este es uno de los puntos críticos en los que el director general tiene la oportunidad de demostrar su capacidad de liderazgo.
¿Te animas a montar un comité de dirección?
Andrés Alonso Seisdedos
Socio director Bexmanagement.es